LA RÉGULARISATION DES CHARGES LOCATIVES

Auteur : Valérie Terral- Prioton , avocat et consultant UNPI 31-09

En matière de baux commerciaux

Depuis la loi Pinel du 18 juin 2014, applicable aux baux conclus ou renouvelés depuis le 5 novembre 2014, la répartition des charges dans le bail commercial est encadrée par des dispositions légales d’ordre public, c’est-à-dire auxquelles il n’est pas possible de déroger.

Plus précisément, il résulte désormais de la combinaison des articles L 145-40-2 et R 145-36 du Code de commerce, que le bailleur, tant lors de la conclusion d’un bail commercial que lors de son exécution, est tenu vis-à-vis de son locataire d’une véritable obligation d’information relativement aux charges, impôts, taxes et redevances qu’il lui facture.

Ainsi, tout d’abord lors de sa signature, le bail doit mentionner un « inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôt taxes et redevances liés à ce bail, comportant l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire . » (article L 145-40-2 alinéa 1er du Code de commerce).

L’article R 145-35 du Code de commerce énumère cinq catégories de charges qui ne peuvent jamais être imputées au locataire, à savoir :

- Les dépenses relatives aux grosses réparations prévues à l’article 606 du Code civil, ainsi que des honoraires liés à la réalisation de ces travaux,

- Les dépenses relatives aux travaux ayant pour objet de remédier à la vétusté ou de mettre en conformité avec la réglementation le bien loué ou l’immeuble dans lequel il se trouve, dès lors qu’elles relèvent des grosses réparations mentionnées à l’article 606 du Code civil,

- Les impôts, notamment la contribution économique territoriale, les taxes et redevances dont le redevable légal est le bailleur ou le propriétaire du local ou de l’immeuble ; sauf la taxe foncière et les taxes additionnelles à la taxe foncière ainsi que les impôts, taxes et redevances liés à l’usage du local ou de l’immeuble ou à un service dont le locataire bénéficie directement ou indirectement, qui peuvent être imputés au locataire,

- Les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers du local de l’immeuble faisant l’objet du bail,

- Dans un ensemble immobilier, les charges, impôts, taxes, redevances et le coût des travaux relatifs à des locaux vacants ou imputables à d’autres locataires.

La répartition des charges entre les locataires d’un même ensemble immobilier pourra être effectuée au prorata des surfaces exploitées, et s’agissant de la récupération par le bailleur des impôts, taxes, et redevances dont il est le redevable légal, elle sera faite en fonction des surfaces occupées par chaque locataire, en y intégrant une quote-part des parties communes. L’article R 145-35 susvisé prévoit également que la répartition des impôts, taxes, et redevances et le coût des travaux relatifs à un ensemble immobilier peut être conventionnellement pondérée, en portant à la connaissance des locataires les coefficients de pondérations appliqués.

Ensuite, en cours de bail, chaque année, au plus tard le 30 septembre de l’année qui suit, et si l’immeuble est en copropriété, au plus tard 3 mois après la reddition des charges de copropriété de l’exercice écoulé, le bailleur devra remettre à son locataire, un état récapitulatif incluant la liquidation et la régularisation des comptes de charges, qui pourra faire apparaître un trop versé de provisions, que le bailleur devra rembourser, ou au contraire un solde que le locataire devra acquitter (article R 145-36 du Code de commerce).

Cette régularisation devra être effectuée par le bailleur, à l’appui des documents justifiant le montant de ses charges impôts, taxes et redevances, qu’il devra conserver précieusement, car non seulement il est tenu de les communiquer à son locataire à sa simple demande, mais également, c’est à lui qu’il appartient de rapporter la preuve du fondement de sa créance de charges en démontrant tant son existence que son montant.

Dans un arrêt prononcé récemment, la 3e chambre civile de la Cour de cassation a rappelé que faute pour le bailleur commercial de pouvoir justifier du montant des dépenses réellement engagées, il devait rembourser au preneur le montant des provisions sur charges qui avait été payées (Cass. Civ. 3e 17 sept. 2020 n° 19-14.168).

La même 3ème chambre civile a également jugé, dans un arrêt prononcé le 5 novembre 2014 (Cass. Civ.3e 5.11.2014 n°13-24.451), que lorsque le bail prévoit le paiement par le locataire de provisions à valoir sur les charges, l’absence de leur régularisation dans les conditions prévues par le bail, rend sans cause les appels de provisions sur charges, de sorte que le locataire est en droit de réclamer le remboursement des sommes qu’il a réglées.


L’action en répétition de ces charges indument payées est soumise à la prescription quinquennale de l’article 2277 du Code civil, qui ne court toutefois qu’à compter de la régularisation des charges, et non du paiement des provisions, comme l’a souligné la Cour de cassation dans un arrêt prononcé le 9 novembre 2017 (Cass. Civ. 3ème 9.11.2017 n°16-22.445).

Le bailleur qui omet de procéder à cette régularisation a donc le plus grand intérêt à converser tous les justificatifs des charges qu’il peut facturer à son locataire, car en cas de contestation de ce dernier, il devra justifier du bien-fondé de sa créance, et des provisions qui ont été appelées et payées par le locataire.

La régularisation des charges dans les baux d’habitation

Aux termes des dispositions de l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, les charges sont exigibles, « sur justification », c’est-à-dire sur production par le bailleur des factures ou des contrats de fournitures ou d’entretien qu’il a pu conclure, accompagnés d’un décompte.

Lorsque ces charges donnent lieu, aux termes du contrat de bail, au versement de provisions, elles doivent faire l’objet d’une régularisation annuelle, sachant que les appels de provision doivent toujours être justifiés par la communication des résultats antérieurs, arrêtés lors de la précédente régularisation ou bien, lorsque l’immeuble est en copropriété, ou lorsque le bailleur est une personne morale, par la production du budget prévisionnel.

Un mois avant cette régularisation, le bailleur doit adresser au locataire un décompte indiquant le montant des dépenses par nature de charges (chauffage, eau chaude, ascenseur, etc.).

Dans les immeubles collectifs, le bailleur doit préciser le mode de répartition des charges entre les locataires, et le cas échéant communiquer « une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs » (article 23 alinéa 3 de la loi du 6/07/1989).

Toutes les pièces justificatives locatives doivent être mises à la disposition du locataire durant les 6 mois, qui courent à compter de l’envoi du décompte de charges par voie postale ou par voie dématérialisée.

L’obligation de régulariser annuellement les charges locatives par l’envoi d’un décompte n’est assortie d’aucune sanction, et le bailleur peut justifier des charges à tout moment, dans la limite du délai de prescription de 3 ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989).

Toutefois, le point de départ de l’action du locataire en remboursement des charges indues commençant à courir le jour où le bailleur procède à la régularisation des charges, il est important pour le bailleur de satisfaire à cette obligation, et en toute hypothèse, de conserver les justificatifs, des charges locatives.

Rappelons enfin que la mise à la charge du locataire d’un forfait sur charges locatives, versé simultanément avec le loyer n’est pas autorisé hormis dans le contrat de colocation ou dans le bail d’habitation meublée.